Resumen

This guide will show you how to set up a local number that your community networks can use to share information with you. The great thing about phone calls and text messages is that they are available to all mobile users, smartphone and offline, so we call them ‘common denominator’ tools.

By setting up a simple route for people in communities to share their experiences, insight and concerns, in real-time, in their own words, everyone benefits from being heard, from capturing critical conversations, and from strengthening the ties between us.

There are two options for this: the fastest way is to set up a simple SMS handset or smartphone with a number that you then share with your community. You can easily find affordable handsets online or in shops and get started immediately.

También puedes utilizar un número de teléfono virtual. Un número de teléfono virtual es un número de teléfono estándar que no está vinculado a un teléfono concreto. Un número virtual puede dirigir una llamada de voz o un mensaje de texto a otro teléfono o a una plataforma online.

Puedes compartir este número públicamente, dentro de un servicio, o a través de una lista de correo de participantes para que los participantes de la comunidad puedan informar de sus noticias y preocupaciones; o compartirlo como parte de un proyecto de investigación o de reportaje, para que los reporteras lo utilicen para responder a las preguntas y asignaciones que establezcas.

Esta guía te dará instrucciones sobre cómo:

Independientemente de la vía que elijas, puedes encontrar instrucciones sobre cómo gestionar con éxito una línea de denuncia, mantener el compromiso y las buenas normas de denuncia para tu comunidad.

 

Option 1 – Simple handset

Herramientas que necesitarás

La forma más rápida de empezar es crear un teléfono asequible y compartir el número con tu comunidad. Se trata de un método rápido y sencillo con el que puedes empezar a trabajar de inmediato. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas consideraciones antes de empezar:

Si utilizas la opción de configuración sencilla, siempre podrá trasladar su número a una plataforma digital en el futuro.

Option 2 – A fully digitally managed reporting line

Una línea de denuncia gestionada digitalmente es una opción más sostenible y escalable para una línea de denuncia a largo plazo con un alto uso. Mediante una aplicación web en línea, puedes gestionar completamente todas las llamadas, los mensajes de texto y los mensajes de voz. También puede añadir la automatización, con una recepcionista virtual y mensajes masivos a los contactos. Sin embargo, estas ventajas conllevan un proceso de configuración más complejo y costes de mantenimiento.

Esta guía te explicará cómo configurar una plataforma en línea utilizando Telerivet con un número virtual de Twilio. Let’s get started.

 

Herramientas que necesitarás

 

Paso a paso - Cómo configurar una línea de información totalmente gestionada digitalmente

 

Step 1 – Setting Up Telerivet with a virtual number

Regístrate en https://telerivet.com/ para la suscripción Starter a 30 dólares al mes. Con tu cuenta verificada y activada podrá acceder a tu panel de control.

Para poder comunicarte con los contactos de los teléfonos móviles o fijos, tu proyecto Telerivet necesita una ruta entre los servidores de Telerivet y los operadores de telecomunicaciones.

Para iniciar el proceso, navega a Ruta en el tablero de mandos, selecciona tu país y marca SMS y VozSelecciona el número virtual de Twilio Siga las instrucciones de Telerivet sobre cómo configurar una cuenta Twilio. A continuación, puedes conectar tu cuenta de Twilio con el sistema de Telerivet.

Con las cuentas conectadas, puedes empezar a gestionar tu línea telefónica con más detalle.

 

Step 2 – Managing Contacts

Telerivet’s Contactos de Telerivet facilita la visualización y edición de la información de tus contactos, la organización de los mismos en grupos y el filtrado y la búsqueda de tus contactos.

Puedes añadir contactos individuales uno a uno o importar hojas de cálculo de contactos.

A medida que vayan llegando nuevos contactos, se añadirán automáticamente y podrás editarlos para añadir más detalles.

 

Step 3 – Managing SMS and Voice messages

Telerivet’s Mensajes de Telerivet es donde puedes ver, organizar y buscar todos tus mensajes SMS y llamadas de voz, y donde puedes enviar o programar mensajes y llamadas a contactos individuales o grupos de contactos

Hay más funciones avanzadas que puedes explorar. La guía completa para utilizar todas las funciones se encuentra aqui..

También puedes consultar este estudio de caso sobre Farm Radio International, una ONG internacional que lucha contra la inseguridad alimentaria en África..

 

Step 4 – Messaging and calling

Puedes utilizar la plataforma para hacer llamadas y enviar mensajes SMS personalizados, correos electrónicos y mensajes de voz pregrabados. Otras funciones son el envío de encuestas y sondeos a través de mensajes SMS.

Al tener un centro para todos tus mensajes salientes, puedes enviar actualizaciones o llamadas a la acción a comunidades enteras de forma muy sencilla.

Por ejemplo, puedes enviar a tu red una grabación de voz con información detallada sobre un tema en curso, o puedes enviar un mensaje SMS a todas las participantes de tu red.

Estas funciones pueden gestionarse a través de Campañas – this feature walks you through adding new contacts, creating a new group, and scheduling a message to send to them. You can find full details in Telerivet’s guide aqui..

 

Paso 5 - Gestionar una línea de información con éxito

Compartir con su comunidad – with your line set-up, you can share the channel with your community. This can be done by advertising it on your blog or website, emailing a group with the number, or setting up a survey to share the number with people once you have collected their data. It can also be shared by word of mouth peer-2-peer.

Responder y contestar – for every reply that comes in, you should respond and reply to acknowledge that it’s been received. You can set up a standard response within Telerivet.

Almacenamiento y registro de datos – with reports coming in, you should be saving them in a way that’s organised, accessible, and secure. With a digital line, they will all be stored on your platform. For a simple handset, you should copy messages over to a spreadsheet or Word document where you can easily store and review the messages with additional information on time and date.

 

Otros consejos para la elaboración de informes

Llamadas en directo – One key use of the channel is for live one-to-one calls. You can speak directly with community members and take notes or even record the call for transcription later.

Mensajes de voz – As you cannot always be online, you can create a voice message to leave reports via voicemail. Make sure to have a clear set of instructions on what information you need and how they should record their message.

Grabaciones y transcripciones – using transcribing software, you can create documents and quotes from the calls for safekeeping or use in your content.

Mensajes SMS – short SMS reports can tell you headline news from communities, share short quotes from community conversations, or you can use them to poll or survey community members on key topics, sparking a dialogue or question and answer series.